Het komt nogal eens voor dat je voor verschillende documenten of bestanden verschillende programma’s of tools nodig hebt. Dit fenomeen heet data-versnippering en zorgt voor veel tijdverlies en minder mogelijkheden om je bestanden op 1 plek met je clienten te delen. Data- en privacywetgeving is daarnaast een complicerende factor om het delen van documenten slim en goed in te richten. In dit blog lees je wat een data platform zoals Mijn Kantoor kan doen om data versnippering te voorkomen.
Data-versnippering
Alles overal vandaan moeten plukken, of net dat ene document zoeken in het verkeerde programma: het is allemaal gevolg van data-versnippering. Data-versnippering voorkomen doe je door alle bronbestanden op één plek te verzamelen. Bijvoorbeeld het permanent dossier van je client of documenten gerelateerd aan het samenstellen van financiële informatie zoals de jaarrekening. Dit zal initieel een taak zijn waar je een slimme mappenstructuur voor je collega’s en je client voor bedenkt en wat werk voor verricht maar levert je op lange termijn enorme tijdwinst op!
Geen ellenlange zoektocht
Met een platform-oplossing waarbij koppeling van verschillende bron applicaties mogelijk is, verminder je de data-versnippering en centreer je de informatie. Je hoeft niet langer in alle (digitale) archiefkasten te duiken en mappen te doorzoeken op zoek naar dat ene document: alles staat op 1 plek. Dit bespaart je tijd – tijd die je beter in de klant kunt stoppen om ze zo het wow-gevoel te geven! En last but not least heeft je client ook toegang tot die mappen die je hebt vrijgegeven. Je client vindt alle informatie op 1 plek, zowel via zijn internet browser als via de mobiele app.
Dé oplossing
Met Mijn Kantoor kun je data-versnippering voorkomen. Je verzamelt makkelijk documenten vanuit je email en bronapplicaties. Ook kun je makkelijk via taakverzoeken jouw client vragen de juiste documenten te uploaden in de mappen die jij gebruikt om je diensten uit te voeren. Dit kan door drag and drop en met meerdere bestanden tegelijk. Na upload zijn de bestanden voor jou, je collega’s en je client raadpleegbaar.
De mappenstructuur richt je eenvoudig eenmalig in en geldt als een standaard voor al je clienten. Koppel naar wens met Sharepoint of een andere data omgeving. Aangiften en daarmee samenhangende bestanden kunnen automatisch uit bronapplicaties worden opgehaald via de Mijn Kantoor API. Ook kunnen deze bestanden naar wens worden voorzien van een onderteken verzoek in combinatie met een persoonlijk bericht. Samenwerken met de client wordt hierdoor makkelijker: ze weten waar de documenten te vinden zijn, en kunnen ze gemakkelijk raadplegen, ondertekenen of downloaden.
Met Mijn Kantoor voorkom je data-versnippering en onnodig zoeken, voor jou én je klant. De tijd die je hiermee wint, kun je inzetten om je client een goed advies te geven!
- Zorg er dus voor dat je documenten op één locatie hebt staan.
- Maak deze locatie toegankelijk voor jou en de client, zodat er goed kan worden samengewerkt.
- Gebruik Mijn Kantoor als toekomstbestendige en wendbare oplossing.
Wil je meer weten over onze oplossing? Lees onze brochure:
Brochure downloaden
Demo aanvragen
Contact opnemen