-->

Hee accountant, je laat groeikansen liggen

Het moderniseren van je accountantskantoor kan je winst en de kwaliteit van je dienstverlening flink verhogen. Toch grijpen veel kantoren deze groeikans nog niet.
White round circles background
70% van de ondernemers beveelt hun accountant niet aan!

Het stroomlijnen, digitaliseren en automatiseren van processen biedt prachtige kansen voor accountantskantoren. Het maakt het mogelijk om met hetzelfde aantal mensen, meer klanten te bedienen. Waardoor de winst stijgt. Of je kunt, als meer winst niet je ambitie is, je serviceniveau flink verhogen. Met meer tevreden klanten en meer werkplezier voor je medewerkers als gevolg.

Toch benutten veel accountantskantoren deze kansen nog nauwelijks. ‘Het gaat al jaren prima zo’, ‘voor zo’n transitie hebben we geen tijd’ of ‘we moeten wel onze uren kunnen schrijven’ zijn veelgehoorde redenen om de transitie niet te maken. Zonde. Zeker als je ziet wat het kantoren die de stap wél zetten oplevert. Het komt voor dat zij na de transitie 40% meer klanten kunnen bedienen.

70% van de ondernemers zou hun accountant niet aanbevelen aan anderen

Dat zijn getallen om van te schrikken. Zeker als je bedenkt dat de volgende generatie ondernemers alleen maar kritischer wordt. Hoe zorg jij ervoor dat je bij de 30% hoort die wel een positief verschil maakt voor klanten? Natuurlijk doe je dat allereerst door traditionele diensten als jaarrekeningen, rapportages en aangiften zo soepel en efficiënt mogelijk uit te voeren. Maar het echte verschil maak je door nieuwe diensten toe te voegen. Diensten waarmee je ondernemers helpt om slimme keuzes te maken, die leiden tot groei. Dat is wat de klanten van de toekomst van je verwachten. Door je kantoor te moderniseren maak je daar ruimte voor.

Hoe je jouw kantoor in 6 stappen moderniseert

Wil jij die groeikansen pakken en de stap zetten naar een moderner kantoor? Wij geven je 6 tips om jouw kantoor te moderniseren.

1. Verzamel alle documenten op één plek

Documenten zijn nu vaak verspreid over allerlei mapjes en mailboxen. Regelmatig is het een aardige zoektocht om een document terug te vinden. En wat was nou de laatste versie? Dit kost allemaal onnodig tijd. Zorg er daarom voor dat je documenten altijd op één plek verzamelt. Hoe je dat doet? Door in een systeem te gaan werken dat het mailen van documenten overbodig maakt. Waardoor je documenten niet meer hoeft te downloaden en in een mapje hoeft te zetten. Want daar gaat het standaard mis.

In Mijn Kantoor koppel je documenten simpel aan klanten en dossiers, waarna ze niet meer van hun plek hoeven komen. Collega’s kunnen het document altijd snel terugvinden en eventueel bewerken. Je deelt documenten via de berichtenfunctionaliteit van Mijn Kantoor met je klant, die ze direct digitaal kunnen accorderen of ondertekenen. Zo raak je het overzicht nooit meer kwijt.

2. Zorg voor één waarheid

Je werkt waarschijnlijk in veel verschillende applicaties. Excel, je e-mail, een boekhoudprogramma, een applicatie voor de administratie, fiscale pakketten, rapportagepakketten, enzovoorts. Misschien ben je nu regelmatig data aan het overzetten van het ene systeem naar het andere. Dat kost veel tijd. Bovendien is het foutgevoelig, waardoor er meerdere waarheden kunnen ontstaan. Daarom helpt het als je jouw systemen zoveel mogelijk met elkaar kunt koppelen. En als er een systeem is waar alle data samenkomt, zodat er altijd maar één waarheid is.

Mijn Kantoor biedt koppelingen en integraties met alle bekende accountancy-applicaties. Daarnaast zijn maatwerkkoppelingen mogelijk.

3. Stroomlijn je processen

Als accountantskantoor werk je aan veel verschillende klanten en taken. Het kan ingewikkeld zijn om hier het overzicht in te bewaren. Dit is makkelijk op te lossen door middel van automatisering. De vaste processen rondom aangiften en jaarrekeningen zien er bijvoorbeeld altijd hetzelfde uit. De taken die hierbij horen kun je door software automatisch laten inplannen.

In Mijn Kantoor doe je dat door middel van workflows. Met de workflow editor richt je elk werkproces binnen je kantoor eenvoudig in. Definieer werkstappen en wijs elke stap toe aan een rol of team binnen je kantoor. In je workflow kun je ook checklists opstellen en items daarvan toewijzen aan medewerkers. Zo weet iedereen precies wat van wie verwacht wordt. Niet alleen bespaar je daarmee tijd, het borgt ook je kwaliteit van werken.

4. Zorg ervoor dat je nooit meer iets vergeet

Veel kantoren houden de voortgang van hun processen nu bij in Excelsheets, die niet altijd even goed bijgehouden worden. Als meerdere collega’s aan een klant werken, worden taken via de mail aan elkaar doorgegeven: “Kun jij dit even doen?” De kans bestaat dat die taak in de mailbox verdwijnt en te lang blijft liggen. En zo wordt er weer onnodig tijd verspild. Je moet regelmatig uitzoeken wat de status ook alweer was en bent extra tijd kwijt aan de communicatie met collega’s. Met een modern systeem voorkom je dit. Je hebt altijd inzicht in de status van je processen en houdt alle communicatie centraal.

In Mijn Kantoor verwerk je jouw processen in een workflow. Ben jij klaar met een stap van het proces? Dan rond je deze in Mijn Kantoor af en wijs je de volgende stap toe aan je collega. Diegene ziet de taak vervolgens vanzelf op zijn of haar to do-lijst verschijnen. Zo worden taken altijd op tijd opgepakt en heeft iedereen altijd inzicht in de laatste status.

5. Communiceer veilig en effectief met klanten

Mail je nu nog documenten heen en weer met klanten? Ten eerste is dat niet echt AVG-proof. Vaak staan er in die documenten gevoelige gegevens. Daarnaast is het geen overzichtelijke manier van communiceren. Je hebt al snel geen zicht meer op wat er precies besproken is en of de klant dat ene document nou al wel of niet had teruggestuurd. Ook voor klanten is het niet handig als ze documenten moeten downloaden, printen, ondertekenen, inscannen en terugsturen. Opnieuw kan goede software je leven makkelijker maken.

In Mijn Kantoor kun je in een veilige omgeving communiceren met je klanten. Berichten zijn gekoppeld aan dossiers en alle communicatie wordt daarin verzameld. Je kunt binnen het platform ook documenten uitwisselen en ze digitaal laten ondertekenen. Het platform is voor je klanten laagdrempelig te gebruiken op al hun devices. Templates voor standaardteksten zorgen er ook nog eens voor dat de kwaliteit van de communicatie omhoog gaat.

6. Geef klanten toegang tot hun dossier

Vragen klanten jou regelmatig om gegevens of documenten? Het kost elke keer weer tijd om die te verzamelen en te delen. Wat als je klanten jou daar niet meer voor nodig zouden hebben?

In Mijn Kantoor kunnen klanten (een deel van) hun dossier zelf online of via de app inzien. Hier kunnen zij bijvoorbeeld hun KvK uittreksel, aangiftes, jaarrekeningen en oprichtingsakte terugvinden. Hebben ze een document nodig (bijvoorbeeld voor het afsluiten van een leasecontract), dan kunnen ze deze vanuit hun dossier downloaden. Je klanten hoeven zo niet op jou te wachten en jij bespaart tijd. Win-win.

De stap maken is minder ingewikkeld dan je denkt

De transitie maken naar een moderner kantoor voelt voor veel accountskantoren als ingewikkeld. Dat snappen we, want het implementeren van software komt eigenlijk nooit gelegen. Het is altijd druk en tijd maken is daardoor lastig. Maar het hoeft helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Wij hanteren bij Mijn Kantoor een standaardproces voor de implementatie. We helpen je binnen het platform om alles in logische stappen in te richten. Ook helpen we je met het verplaatsen van je contacten naar het nieuwe CRM. Voor medewerkers en klanten hebben we handige informatietools ontwikkeld, zodat iedereen zich snel thuis voelt in de nieuwe manier van werken.

Meestal zijn onze klanten binnen 4 weken volledig overgestapt op onze software en hebben ze hun klanten al na een week in het CRM staan. Die tijdsinvestering hebben ze binnen de kortste keren terugverdiend, door de tijd die ze daarna gaan besparen.

Benieuwd hoe Mijn Kantoor jouw accountantskantoor kan helpen groeien?