Hoe ga je te werk bij het zelf maken van workflows voor je accountantskantoor?

Workflow automatisering is een krachtig instrument om kwaliteit, efficiency, klantgerichtheid en compliance te borgen. Echter er is eerst wel werk aan de winkel. Het kantoor moet standaarden maken. Hoe ga je te werk?
White round circles background
Proces beschrijven

Binnen Mijn Kantoor stel je workflows samen via de workflow editor. Voordat je deze kunt gebruiken heb je een uitgewerkt proces nodig in de vorm van de stappen die het proces van start tot voltooiing doorloopt. Het kantoor bepaalt vervolgens per stap een verantwoordelijke rol of team, het doel van de stap (output) en welke taken (checks) de verantwoordelijke tenminste moet hebben gedaan om de verantwoordelijkheid te kunnen dragen.

Kantoren kunnen dit het beste uitwerken door met het team te bepalen welke werkprocessen binnen het kantoor gestandaardiseerd gaan worden. Werk ze daarna uit op een whiteboard of flipover en maak zogenaamde “value stream maps”. Het team creëert logische volgtijdelijke stappen in het proces, waarbij elke fase een verschuiving in verantwoordelijkheid met zich meebrengt binnen het team of in de relatie met de klant. Zodra een verantwoordelijkheidsgebied wijzigt in het proces is er sprake van een nieuwe fase.

Stap 1: Identificeer de belangrijkste producten/resultaten

Hier bepaal je het eindresultaat van het proces in lijn met de missie, visie en strategie van het kantoor. Bijvoorbeeld: Een IB aangifte verzorgen op of voor de met de klant overeengekomen datum

Stap 2: Ontwerp de stappen die gezet moeten worden om dat resultaat te bereiken

Essentieel is hier om niet uit te gaan van de huidige werkwijze maar om nadrukkelijk open te staan voor een nieuw perspectief, te weten die van de beleving van de klant. Als we de context van een IB aangifte nemen, dan gaat het om de exacte stappen die doorlopen moeten worden om de IB-aangifte zo klantgericht, effectief en efficient mogelijk te verzorgen.

Stap 3: Beschrijf de stappen

Het team werkt de stappen met voldoende diepgang uit. Dit betekent dat per stap duidelijk is wat het doel van de stap is, welke rol/functie of team de stap uitvoert en welke acties de verantwoordelijke tenminste moet hebben gedaan om die verantwoordelijkheid ten volle te dragen. Het team doet er goed aan niet eindeloos te debateren over een perfect proces. Het is beter eerst een proces in stappen te hebben en daarmee te beginnen dan te verzanden in discussies en het niet af te maken. In de praktijk kan een proces altijd nog worden bijgesteld en beter gemaakt.

MijnKantoor - Beschrijf de stappen

Stap 4: Train je team in het uitvoeren van het proces

In deze stap wordt het team getraind in de uitvoering van het proces, zodat iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt. Omdat professionals vaak wars zijn van bureaucratie, vraagt deze stap leiderschap van de kantoordirectie. Het is essentieel dat de teamleden inzien wat de voordelen voor henzelf zijn. Indien ze ervaren dat het hebben en volgen van een vast proces ertoe leidt dat ze meer resultaat behalen met minder moeite, zal weerstand als sneeuw voor de zon verdwijnen.

Stap 5: Verbeter het proces

Een kantoor is geen statisch geheel. Een proces is dat daardoor ook niet. Doelen veranderen, strategieën veranderen, inzichten veranderen en processen veranderen mee. Iedere keer als iemand binnen het team ervaart dat het proces beter, sneller of goedkoper kan, moet het proces worden aangepast.

Het doel is uiteindelijk het in kaart brengen en beschrijven van de belangrijkste processen. Het Mijn Kantoor platform activeert de processen en zorgt ervoor dat de juiste stappen op het juiste moment bij de verantwoordelijke worden aangeboden. Iedereen opereert vanuit zijn eigen taken en werkstappen. Het kantoor bespaart veel tijd en geld en behaalt betere resultaten. Het team doorbreekt de waan van de dag en heeft inzicht en overzicht in de lopende processen. Voortgang en doorlooptijd is inzichtelijk. Het team bespreekt actief acties om deze KPI’s te verbeteren.

Binnen Mijn Kantoor zijn al veel standaarden in de template bibliotheek aanwezig, die activeerbaar zijn in een domein. Deze templates kunnen direct in gebruik worden genomen of worden bewerkt naar een voor het kantoor passende variant. De standaarden zijn mede tot stand gekomen in samenwerking met Fiscount en gebaseerd op de Fiscount Kwaliteit Standaarden voor de accountancy (COS 4410). Denk daarbij aan het samenstellen van de jaarrekening, het opstellen van aangiftes IB, BTW en VPB en het verrichten van administratieve dienstverlening.

Dit blog kwam mede tot stand op basis van input uit het boek De Winstadviseur van Femke Hogema.

Alles weten over het platform van Mijn Kantoor?

Download brochure