Nieuwe software implementeren is geen IT project maar een veranderproject

Nieuwe software is an sich geen garantie voor succes. Het heeft impact op mensen en werkwijzen van een organisatie. In deze blog geven we 2 aanbevelingen om software wél succesvol te implementeren, plus 10 randvoorwaarden voor ICT binnen accountantskantoren.
White round circles background
Nieuwe software implementeren is geen IT project maar een veranderproject - Mijn Kantoor

Nieuwe software implementeren binnen een bedrijf is geen garantie voor succes. Volgens Wolter Toet, schrijver van het boek “ Komt een CEO bij de IT dokter” voltrekken veel software implementatie projecten zich zowel in het bedrijfsleven als bij de overheid als een “ car crash in slowmotion” . Dit komt, zo stelt hij, omdat dergelijke projecten worden gezien als een IT project, te realiseren door de afdeling ICT, terwijl het eigenlijk veranderprojecten zijn die het beste in nauwe betrokkenheid of in regie van de CEO zelf kunnen worden uitgevoerd.

Hoewel we bij de implementatie van Mijn Kantoor niet te maken krijgen met alle facetten van de bedrijfsvoering van een accountants- of administratiekantoor en de implementatie self service kan worden uitgevoerd zonder consultants, heeft de introductie van ons platform ook een impact op mensen en de werkwijzen van de organisatie. Onze implementatiestandaarden hebben dan ook veel gehad aan de aanbevelingen die Wolter Toet in zijn boek heeft gedaan om software succesvol te implementeren. We noemen de twee belangrijkste:

Succesfactor 1: Krachtig leiderschap dat concreet aangeeft wat bereikt moet worden

Elke software implementatie wordt door een organisatie als een ingrijpende verandering ervaren en dat is het ook. Tijdens het veranderingsproces heeft elke organisatie daarom de neiging weer terug te schieten in de oude stand, het oude format, de oude werkwijze en gewoontes. Alleen door consequent en krachtig te blijven sturen op de vooraf bepaalde doelstelling, zorgt dat de medewerkers meebewegen en kan de implementatie succesvol worden

Succesfactor 2: Eigenaarschap organiseren en het bereiken van de doelstelling in een apart team verankeren

EIgenaarschap is een belangrijke pijler waarop de implementatie succesvol tot wasdom kan komen. “ You have to inspect, what you expect” Er moeten standaardisatie, rationalisatie en reductie van complexiteit gaan plaatsvinden en het stoppen van het denken in uitzonderingen. Dit vergt doortastendheid en overtuigingsgkracht. Vaak leidt procesoptimalisatie als gevolg van de standaarden in de software tot verschuiving van werkzaamheden en verantwoordelijkheden over afdelingen heen. Het hoe en waarom van de software zal goed uitgelegd moeten worden; heilige huisjes en koninkrijkjes staan soms op het spel. Een belangrijke succesfactor is derhalve de betrokkenheid van de CEO om beslissingen te kunnen nemen op deze aspecten en het delegeren van taken aan een kernteam of verantwoordelijke die de implementatie voor zijn rekening neemt en voortgang en doorlooptijden bewaakt.

Een goed voorbeeld van het definiëren van een stip aan de horizon, die duidelijk maakt wat bereikt moet worden troffen wij laatst aan bij een accountantskantoor dat haar visie kracht had bijgezet door randvoorwaarden te stellen aan de eisen voor het ICT landschap. Een soort van 10 geboden voor de ICT van hun kantoor.

Randvoorwaarden ICT van ons Accountantskantoor

  • Ons platform integreert zo veel mogelijk met alle applicaties die we gebruiken zodat data en bestanden maar eenmaal hoeven worden vastgelegd
  • Alle klantprocessen en taken zijn geautomatiseerd, KPI gestuurd en voortgang, doorlooptijd en due date is inzichtelijk voor teamleden en klant
  • Alle diensten en daarmee samenhangende werkprocessen, communicatie en taken zijn transparant en inzichtelijk voor teamleden en klanten
  • Communicatie, taak opvolging en aanlevering van documenten is mogelijk via mobiele telefoon
  • Voor de klant relevante documenten ontsluiten we direct vanuit ons eigen dossier; klant kan zelf informatie inzien, aanleveren op verzoek of downloaden
  • Ons CRM is de basis voor het aanleggen en onderhouden van klantprofielen op basis waarvan we relevant pro actief communiceren
  • CRM, dossierstukken, werkprocessen, teamcommunicatie, klantcommunicatie en taken zijn onderling gekoppeld; we navigeren eenvoudig tussen proces, dossier, berichten en taken
  • Juridische processen samenhangend met klantacceptatie, totstandkoming van de opdracht en WWFT zijn zoveel mogelijk geautomatiseerd.
  • Output van fiscale en rapportage applicaties komt automatisch op ons klantenplatform terecht en wordt ter informatie of ter accordering naar de klant gezonden.
  • Ons platform is beveiligd met 2factor authenticatie en geeft via die weg ook toegang tot andere applicaties zoals administratie- en rapportagesoftware

Gegeven de keuze van het kantoor voor ons platform was er een goede match tussen deze 10 geboden en de architectuur en functionaliteit van onze software. De implementatie verliep vlot en voor medewerkers was duidelijk wat er gerealiseerd moest worden op het gebied van IT om aan de missie en visie van het kantoor invulling te kunnen geven.

Wil je meer lezen over het succesvol implementeren van software? Dan kunnen wij het boek van Wolter Toet, komt een CEO bij de IT dokter van harte aanbevelen.

Alles weten over het platform van Mijn Kantoor?

Download brochure