Winnaars zijn er niet. Want niet alleen is stress ongezond en vervelend voor degene die het ervaart, het komt de geleverde kwaliteit ook niet ten goede. Voor de klant levert het soms te late aangiftes, fouten en incomplete administraties op. Tijd dus om hier iets aan te doen.

Voor accountantskantoren komt er weer een piekperiode aan. In januari moet de btw-aangifte gedaan worden en beginnen de trajecten voor de aangifte inkomstenbelasting te lopen. Voor veel kantoren betekent dat extra stress en overwerk. ‘Tja, dat hoort bij het vak’ denk je nu misschien. Maar het is écht mogelijk om de rust te bewaren, zelfs tijdens de piekperiodes.

Besteden jouw accountants hun kennis en tijd aan de juiste zaken?

In piekperiodes moet je veel werk verzetten, voor een heleboel klanten tegelijkertijd. Dat betekent veel communicatie, veel taken, veel informatie en veel documenten. Chaos ligt op de loer.

Toch zijn er kantoren die deze periode stressvrij doorkomen.

Nemen zij minder klanten aan? Hebben ze een groter team? Werken ze over?

Nee, niks van dat alles.

Ze hebben betere processen. Ze werken slimmer, in plaats van harder.

De oplossing ligt in digitalisering en automatisering

Bij veel accountantskantoren zijn medewerkers enorm veel tijd kwijt aan het doorspitten van ontplofte mailboxen, het navragen van statussen bij collega’s en het achter de broek aanzitten van klanten. Dat soort handelingen kosten energie en zorgen voor nóg meer werk, bovenop het werk dat er al lag. En erger: ze zijn meestal overbodig.

Digitalisering en automatisering kunnen dat soort energie- en tijdslurpende handelingen voor een groot deel elimineren. Software helpt je bij het automatiseren van standaardprocessen, het creëren van overzicht en het centraliseren van communicatie. Zodat medewerkers hun kennis en tijd kunnen gebruiken voor wat er echt toe doet.

3 tips om met software de werkdruk verlichten

Software kan de werkdruk op verschillende manieren verlichten:

1. Laat taken automatisch inplannen

De takenplanning in Excel is nog altijd een veelgebruikte planmethode binnen accountantskantoren. Maar het kost veel tijd om die in elkaar te zetten en up to date te houden. Het feit dat je als accountskantoor voornamelijk met vaste processen werkt biedt kansen voor automatisering. De taken die voortvloeien uit het opstellen van aangiften en jaarrekeningen kun je bijvoorbeeld prima automatisch door software laten inplannen. Eventueel kun je zelfs werken met checklists per taak, zodat er niks wordt vergeten. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar borg je ook direct de kwaliteit van je werk.

2. Heb altijd inzicht in de laatste status

Veel kantoren houden de voortgang van hun processen nu bij in Excelsheets, die niet altijd even goed worden bijgehouden. Daardoor is er alsnog veel communicatie en uitzoekwerk nodig om de status van een proces te achterhalen. Software kan je leven op dit gebied veel makkelijker maken. Zet je processen om in digitale workflows, die bestaan uit stappen. Heeft een medewerker een stap afgerond? Dan sluit hij hem af in de software en wijst hij de volgende stap toe aan een collega. Die ziet vanzelf een nieuwe taak in zijn of haar werkbakje verschijnen. Zo is iedereen altijd op de hoogte van de laatste status.

3. Communiceer efficiënter met je klanten

De communicatie met klanten kost veel tijd en verloopt vaak niet erg gestructureerd. Zeker als er nog via de mail gecommuniceerd wordt en als klanten ook via Whatsapp vragen stellen. Had je al reactie gehad op die vraag van laatst? Is dit de laatste versie van het document? Wat hadden we ook alweer besproken? Het overzicht is al snel zoek. Bovendien stellen medewerkers mails met ongeveer dezelfde inhoud vaak dubbel op. Slimme software helpt je om efficiënt en centraal te communiceren met je klanten:

• Creëer standaard e-mails die effectieve communicatie stimuleren
• Stuur klanten die aan bepaalde voorwaarden voldoen in 1x een bericht
• Verzamel alle communicatie op één plek, binnen het dossier van je klant
• Vraag documenten uit vanuit de software en koppel ze direct aan het juiste proces en dossier
• Laat documenten digitaal ondertekenen of accorderen

Door deze gecentraliseerde aanpak elimineer je een heleboel onnodige communicatie en hebben alle medewerkers altijd inzicht in de communicatie die ertoe doet.