Vijf tips voor transparantere communicatie

Herken je dat frustrerende gevoel dat als je niet de juiste klantinformatie vindt op het juiste moment? Of dat er miscommunicatie ontstaat door onvindbare bestanden en terugkoppelingen? Transparantere communicatie is key voor het bereiken van een wow-gevoel bij klanten en overzicht te behouden van lopende zaken. Daarom geven we jou in deze blog vijf tips hoe je met Mijn Kantoor transparantere communicatie bewerkstelligt.

Tip 1: Veilig en transparante communicatie

Wist je dat communicatie via de mail een groter veiligheidsrisico heeft? Daarom kan je door middel van onze berichtenfunctie in een veilige omgeving communiceren met jouw klanten en collega’s. Alle klantcommunicatie kan je overzichtelijk terugvinden binnen de berichtenmodule. Zorg ervoor dat jij als medewerker altijd op de hoogte bent over wat er onlangs door jou en collega’s met klanten is besproken. Ook jouw klant kan vanuit één platform alle communicatie terugvinden.

Tip 2: Koppel taken aan berichten

Koppel gemakkelijk taken aan de berichten die je stuurt. Moet jouw klant bijvoorbeeld documenten aanleveren, een opdrachtbevestiging ondertekenen of een aangifte accorderen? Geen probleem. Met Mijn Kantoor kun je dit allemaal vanuit één centraal platform organiseren met een directie koppeling naar het dossier.

Tip 3: Overzichtelijke notities

Stel je voor: je hebt 2 maanden geleden een call gehad met een klant, maar nu weet je niet meer wat er is besproken. Erg vervelend toch? Niet met Mijn Kantoor. Je voegt eenvoudig relevante notities toe in de tijdlijnfunctie. Zo weten jullie beiden wat er gezegd is en welke actiepunten ondernomen moeten worden.

Tip 4: E-mails vastleggen met de Office365 integratie

Met de integratie met Office365 zorgen we ervoor dat e-mails automatisch aan de klant gekoppeld worden binnen Mijn Kantoor. Hiermee hoef je dus geen e-mails meer op te slaan. Daarnaast is het ook mogelijk om vanuit Mijn Kantoor uitgaande berichten en taken af te laten leveren in de e-mailbox van de klant. Zo heb jij alle communicatie vanuit één platform in handen.

Tip 5: Transparantere communicatie over lopende processen

Nu je een transparantere communicatie hebt met jouw klanten, wil je natuurlijk ook dat je duidelijk de voortgang van taken kunt bekijken. Doordat communicatie gekoppeld is aan het CRM, een bepaald proces en het dossier, zorgen we ervoor dat je alle klantgegevens, documentatie en communicatie binnen handbereik hebt. Zo hebben zowel de klant, als jijzelf overzicht op lopende processen.

Het bereiken van veilige en transparantere communicatie binnen jouw bedrijf kan dus door het makkelijk terugvinden van notities en het koppelen van taken aan berichten. Daarnaast is er ook de integratie met Office365 om alle vormen van communicatie binnen één tool te laten plaatsvinden. Benieuwd hoe het is om transparantere communicatie te ervaren? Plan dan een gratis demo in!