Waarom een goed planbord bijdraagt aan productiviteit

White round circles background
Waarom een goed planbord bijdraagt aan productiviteit

Het heeft geen zin om harder te gaan werken, als je niet slimmer gaat werken. Goed en soepel plannen, is hiervoor een belangrijk instrument. Als je verstandig omgaat met je tijd en het overzicht goed behoudt, ben je minder uren kwijt aan onnodig uitzoekwerk. Het planbord van Mijn Kantoor heeft alle tools in huis om jouw productiviteit te verhogen. 

Er bestaat een misvatting dat mensen die meer werken, ook productiever zijn. Niks is minder waar: je kunt niet elk uur dat je werkt 100% productief zijn. Het is daarom goed om in de planning rekening te houden met het ommetje na de lunch en niet al te strak te plannen. Er zijn verschillende tools in het planbord van Mijn Kantoor waarmee jij je dag slimmer kunt indelen. 

Kolommen

Binnen het planbord kun je een eigen indeling maken aan de hand van kolommen. Sorteer bijvoorbeeld op de dagen van de week, op de status (‘nog mee bezig’ of ‘afgerond’) of op de inhoud van de taak (‘NOW subsidie’, ‘Advies’, ‘Deponeren’ of ‘Tijdvak wijzigen’). Dit helpt om onderscheid te maken in welke taken prioriteit hebben en om het overzicht te bewaren voor al het werk dat nog op de plank ligt.. Als je deze structuur helder hebt, kun je direct aan de slag. 

“Het is belangrijk dat mensen gaan plannen, omdat het vooral veel rust geeft en voor overzicht zorgt. Plannen zorgt ervoor dat je alles vanuit je hoofd op papier zet, waardoor je meer rust krijgt, productiever werkt en meer grip krijgt op het behalen van je doelen. Of dat je meer tijd voor jezelf overhoudt.” 

Cynthia Schultz, auteur van het boek Goed Werk 

Urgentie

Geef belangrijke taken een label om aan te geven hoe urgent ze zijn, waarna je ze vanzelf in de eerste kolom van het planbord ziet verschijnen. Pas wel op: als je alles een hoge urgentie geeft, weten medewerkers of collega’s alsnog niet wat nu echt prioriteit heeft! 

Pinnen

Heb je een taak herhaaldelijk nodig, of wil je hier graag een constante reminder voor instellen? Dan kun je de taak pinnen. Zo blijft deze taak bovenaan staan en heb je hem direct inzichtelijk als je het planbord opent. 

Al deze mogelijkheden dragen bij aan het overzicht en de rust die een goede planning kunnen brengen. Als je dit op een rijtje hebt, kun je met een gerust hart aan de slag om je klanten dat wow-gevoel te bieden! 

Alles weten over het platform van Mijn Kantoor?

Download brochure