Workflow automatisering is meer dan compliance alleen

Mijn Kantoor maakt het mogelijk de werkprocessen rondom je (standaard) producten en diensten te automatiseren. De overweging om dat te doen hangt samen met de doelstelling van je bedrijf: de problemen van je clienten op een pro actieve en efficiënte manier oplossen!

De waan van de dag

Een in de accountancy niet onbekend probleem om dat doel te bereiken, is de waan van de dag. Herken je dit beeld? Je komt op kantoor, start de laptop op en werkt vanuit je inbox. Je laat de buitenwereld bepalen wanneer je wat voor wie doet. Is er een klant die iets nú wil hebben, dan is de kans groot dat daar alle aandacht naar uitgaat.

Uiteindelijk wordt niemand gelukkig van een dergelijke manier van werken. Er is geen inzicht en overzicht en onder medewerkers gaat het gevoel heersen dat het kantoor niet in control is.

Standaardisatie

Hoe word je een kantoor dat pro-actief, klantgericht en in control is? Dat begint bij het inventariseren van de hoofdproblemen/vragen van je klanten. Deze hebben een nauwe relatie met je dienstenaanbod. Het samenstellen van de jaarrekening, periodiek verwerken van de administratie of het opstellen van een aangifte inkomstenbelasting. Een slim kantoor bepaalt vervolgens welke standaardprocessen ervoor kunnen zorgen dat er altijd, en zo efficiënt mogelijk, een hoogstaande oplossing of product wordt geboden.

Uitdagingen om clienten te helpen

Er zijn minstens drie grote uitdagingen die accountantskantoren ervaren bij het oplossen van de problemen van clienten:

1. De klant dicteert het werk
2. De ondernemer/eigenaar/vennoot vindt dat hij/zij het zelf beter kan dan de medewerkers
3. De kwaliteit van het werk is in grote mate afhankelijk van de vaardigheden en kwaliteiten van mensen

1. De klant dicteert het werk

Bij veel kantoren dicteert de client wat er op die dag gebeurt. Stuurt een client inkoopfacturen in? Dan worden die verwerkt. Wil een client een jaarrekening met spoed voor de bank? Dan wordt die met spoed gemaakt. Het gevolg is dat de client chaos creëert en dat het kantoor dit mag opruimen. Het mag duidelijk zijn dat deze chaos ten koste gaat van het op zo efficient mogelijke wijze produceren van hoogwaardige oplossingen of diensten.

2. De ondernemer weet het beter

De ondernemer kan alles sneller en beter dan anderen en houdt vast aan dat gegeven als criterium voor wie wat doet en wanneer. Hierdoor is het onmogelijk om uit de tredmolen te stappen van doen-doen-doen. Door werk bij je te houden, danwel zoveel mogelijk zelf te doen, worden je medewerkers niet beter en is de efficiency om hoogwaardige oplossingen en diensten te produceren ver te zoeken.

3. De kwaliteit is afhankelijk van de vaardigheden en kwaliteiten van mensen

Bij veel kantoren is het aan de betrokken medewerkers hoe de klant precies wordt geholpen. De medewerker heeft zijn eigen visie, werkwijze en voorkeuren, maar ook zijn eigen kwaliteiten en tekortkomingen. Het succes van een kantoor komt altijd tot stand door de kwaliteiten van mensen. Tegelijk: tijd besteden aan een standaard en de juiste formats, is een belangrijke sleutel om minder afhankelijk te worden van alleen de kwaliteiten van medewerkers.

De voordelen van workflowmanagement

Het zal je niet verbazen dat workflowmanagement een oplossing biedt voor de hier genoemde knelpunten. Naast compliance leidt het toepassen van worfklows in de accountancy praktijk namelijk tot het volgende:

1. Kwaliteit en efficiency van de uit te voeren werkzaamheden door medewerkers binnen het kantoor door uniformiteit en standaardisatie. Workflowstappen komen op het juiste moment bij de juiste medewerker. Hierdoor is het duidelijk wat wordt verwacht en welke checks moeten worden uitgevoerd. De verantwoordelijkheid voor het afwikkelen van de workflowstap is inhoudelijk duidelijk;
2. Inzicht en overzicht over de voortgang en doorlooptijd van de client diensten en de interne processen van het kantoor. Hierdoor kan het management sturen op doorlooptijd en voortgang en met het team gericht acties inzetten om deze doorlooptijd te verbeteren. Zowel de prestaties op de workflow zelf als de zich daarbinnen bevindende taken worden gemeten. Het kantoor kan door een proactieve en planmatige manier van werken voorspellen welke klant wanneer en wat geleverd wil hebben en hierop anticiperen.
3. Het werkproces, de interne communicatie, de klantcommunicatie, (vaktechnische) notities, de taken en dossierstukken zijn door middel van het werken met workflows altijd onderling gekoppeld. Dit geeft snel overzicht in de status van het proces en het dossier. Vanuit de workflow kan direct geschakeld worden naar de gekoppelde communicatie en taken. Ook komen al deze facetten samen op de timeline voor de klant.

Aan de bal zijn

Deze effecten leiden in hun samenhang tot inzicht en overzicht. Medewerkers zijn vanuit een duidelijk doel met de client bezig. Dit inzicht en overzicht geeft rust in de werkzaamheden. Medewerkers werken aan de missie en visie van het kantoor in plaats van dat de waan van de dag regeert. Medewerkers ervaren duidelijkheid in wat van hen wordt verwacht. Het kantoor is minder afhankelijk van de specifieke individuele kwaliteiten van mensen. De goede standaarden bevatten de ideeën en het gedachtengoed/IP van de ondernemer / manager. Door de uniforme methodiek rendeert die kantoorbreed, ook als de ondernemer met vakantie is.