Planningssoftware voor accountantskantoren: zo houd je overzicht

In het kort 

• Planningsproblemen binnen accountantskantoren ontstaan vaak door versnipperde systemen, losse Excel-lijsten en gebrek aan actueel overzicht.
• Slechte planning leidt tot gemiste deadlines, hogere werkdruk en ontevredenheid bij klanten.
• Planningssoftware brengt structuur, maakt taken en deadlines inzichtelijk en zorgt voor een duidelijke verdeling van het werk.
• Met de planningsmodule van Mijn Kantoor werk je vanuit één centrale omgeving met actueel inzicht op kantoor, medewerker en klantniveau, zodat je planning betrouwbaar blijft.

Wanneer overzicht ontbreekt in jouw accountantskantoor

Werk jij bij een accountantskantoor, dan komt dit je vast bekend voor: een collega is met vakantie, maar niemand weet precies waar hij of zij in het klantproces gebleven is. Excel-lijsten blijken niet up-to-date en deadlines naderen snel. Ondertussen vliegen mailtjes en telefoontjes over en weer om te achterhalen wie waarmee bezig is.

Dit soort situaties zijn voor veel accountantskantoren herkenbaar. Het kost tijd, zorgt voor stress en leidt soms zelfs tot fouten richting klanten. Denk bijvoorbeeld aan een btw-aangifte die te laat wordt ingediend, omdat niemand wist dat deze nog niet ter accordering naar de klant was verstuurd. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Niet alleen vanwege mogelijke boetes, maar ook om je klanten goed te blijven bedienen.

Waarom planning zo’n grote uitdaging is voor veel accountantskantoren

Planning klinkt eenvoudig: takenlijstjes bijhouden, collega’s informeren en deadlines monitoren. In de praktijk blijkt het binnen accountantskantoren vaak ingewikkelder. Met veel klanten, maandelijkse, kwartaal- en jaarlijkse aangiftes en verschillende tools raakt het overzicht al snel zoek. Omdat voortgang van proces bijhouden geen “direct factureerbare” taak is, krijgt het bovendien vaak te weinig aandacht met vertragingen, misverstanden en herstelwerk als gevolg.

Versnipperde data in verschillende systemen 

Werkt jouw accountantskantoor met meerdere pakketten voor CRM, processen, dossiers en communicatie? Dan staat de informatie verspreid over verschillende omgevingen en is die niet automatisch aan elkaar gekoppeld. Daardoor ontbreekt een totaalbeeld van wat er speelt per klant en per proces. Medewerkers moeten handmatig informatie bij elkaar zoeken, wat een foutgevoelige en tijdrovende taak is. 

Handmatige Excel-lijsten

Veel planningen worden nog steeds bijgehouden in Excel. Dat vraagt discipline en kost veel tijd. Bovendien zijn menselijke fouten snel gemaakt: een vergeten update, een verkeerde filter of meerdere versies van bestanden zorgen ervoor dat niemand nog zeker weet wat klopt. Dit is waardoor Excel vaak meer verwarring dan duidelijkheid oplevert.

Geen actueel inzicht

Wie doet wat? Wat is de status van een BTW-aangifte of jaarrekening? Zonder actueel overzicht is het lastig om vooruit te kijken of bij te sturen. Door de dagelijkse drukte worden planningen niet altijd bijgewerkt, waardoor je werkt met verouderde statusinformatie en verkeerde aannames maakt over wat al gedaan is en wat nog moet gebeuren.

Afhankelijkheid van individuele medewerkers

Zonder centrale planning is de voortgang van werk vaak gekoppeld aan individuele medewerkers. Alleen zij weten welke klant nog documenten moet aanleveren en of een administratie al is verwerkt of niet. Bij afwezigheid van een medewerker verdwijnt dat overzicht, waardoor collega’s moeten gaan zoeken en navragen. Dat maakt de planning kwetsbaar en zorgt voor vertraging en onnodig herstelwerk.

Samen zorgen deze uitdagingen ervoor dat de planning binnen jouw accountantskantoor verouderd raakt en niet betrouwbaar genoeg is om op te sturen.

De gevolgen van een gebrek aan overzicht binnen jouw accountantskantoor 

Een slechte planning is meer dan alleen onhandig. Een onoverzichtelijke planning werkt door in je hele accountantskantoor:

• Deadlines komen onder druk te staan: hierdoor loop je een groter risico op vertragingen en boetes.
• Meer kans op fouten: door handmatige acties loop je meer risico op menselijke fouten. 
• Meer interne afstemming: collega’s zijn veel tijd kwijt aan zoeken en navragen.
• Hogere werkdruk: tijd gaat verloren aan uitzoekwerk en plannen, waardoor er minder ruimte overblijft voor inhoudelijk werk en klantadvies.
• Ontevredenheid bij klanten: als je klanten opnieuw om documenten vraagt die ze al hebben aangeleverd, wekt dat twijfel over hoe goed zaken intern zijn georganiseerd.

Gelukkig hoeft planning niet zo ingewikkeld te zijn. Met de juiste software voor accountantskantoren kun je hier veel in verbeteren.

Hoe de juiste planningssoftware accountantskantoren helpt overzicht te houden

Planning werkt alleen als het geen los lijstje is, maar een vast onderdeel van je dagelijkse werkprocessen. In plaats van aparte planningen of Excel-overzichten ontstaat een goede planning vanuit het werk zelf: taken, deadlines, klantcommunicatie en workflows, geïntegreerd met jouw boekhoud-, fiscale, salaris- of jaarrekeningsoftware.

Real-time inzicht in voortgang van elk proces

De juiste planningssoftware brengt alles samen: van terugkerende aangiftes tot specifieke klanttaken. Iedereen in het team ziet dezelfde actuele informatie, waardoor er één bron van waarheid ontstaat. Je hoeft niet langer te schakelen tussen losse Excel-lijsten of mail(boxen). Of je nu werkt aan een jaarrekening, een btw-aangifte of een klantadvies: je ziet direct wat de status is en wat de volgende stap is.

Actueel inzicht op kantoorniveau en medewerkerniveau

Goede planningssoftware bevat dashboards die jouw processen inzichtelijk maken. Je ziet in één oogopslag wat de status is, wie waarvoor verantwoordelijk is en waar knelpunten ontstaan. Zo kun je bijvoorbeeld direct zien hoeveel btw-aangiftes klaarstaan voor verzending en welke klant nog documenten moet aanleveren. Dit maakt het makkelijker om vooruit te plannen en op tijd bij te sturen.

Door jouw eigen boekhoud-, salaris-, fiscale of jaarrekeningsoftware te koppelen aan workflows, wordt vanuit één centrale plek real-time overzicht getoond van de voortgang van elk proces, waardoor iedereen altijd met dezelfde actuele data werkt.

Automatische reminders en meldingen

Slimme planningssoftware stuurt automatisch reminders naar klanten voor het aanleveren van documenten én naar medewerkers wanneer een taak klaarstaat. Daarnaast kan standaardcommunicatie volledig worden geautomatiseerd, zodat handmatige mailtjes of belletjes niet langer nodig zijn. Deze slimme automatiseringen voorkomen dat deadlines worden gemist en geven zowel jou als je team en klanten duidelijkheid.

Geautomatiseerde workflows die passen bij jouw accountantskantoor

Wil je het helemaal goed aanpakken? Ga dan voor planningssoftware die ook over geautomatiseerde workflows beschikt. Of het nu om maandelijkse BTW-aangiftes of jaarlijkse jaarrekeningen gaat: workflows starten automatisch in de juiste frequentie, passend bij de klant en het proces, en zijn direct gekoppeld aan de juiste medewerker of het juiste team. Dit scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten.

Bovendien kun je bij goede planningssoftware de workflows aanpassen aan de manier waarop jouw kantoor werkt. Zo sluit de planning altijd aan bij jullie processen en creëer je standaardisatie in je proces, zodat iedereen op dezelfde manier te werk gaat. Nieuwe medewerkers zijn daarmee ook heel makkelijk in te passen.

Mijn Kantoor: planning vanuit processen, niet vanuit lijstjes

Als je weet welke taken bij welke collega liggen, welke deadlines naderen en waar knelpunten ontstaan, kun je betrouwbaar werk leveren en klanten goed bedienen. Veel kantoren worstelen echter nog met Excel-lijsten, losse systemen en versnipperde informatie, waardoor planning kwetsbaar en foutgevoelig wordt.

Mijn Kantoor (dat zijn wij!) helpt accountantskantoren om overzicht te houden door planning onderdeel te maken van hun werkprocessen. Taken, deadlines, communicatie en documenten zijn gekoppeld aan het klantdossier en volgen automatisch uit workflows. Zo werkt jouw accountantskantoor niet meer met losse Excel-lijsten of handmatige planningen, maar vanuit één centrale werkomgeving.

De planningsmodule binnen Mijn Kantoor helpt je om taken, deadlines en verantwoordelijkheden altijd actueel en duidelijk te houden. Met de module kun je onder andere:

• Taken en deadlines automatisch laten ontstaan vanuit workflows. Voor terugkerende BTW-aangiftes en éénmalige klantopdrachten. Taken worden automatisch aangemaakt en toegewezen aan de juiste medewerker of het juiste team, zodat niemand hoeft te plannen of bij te houden in Excel.
• Actueel inzicht krijgen via dashboards en takenbakken. Bekijk de status van klantprocessen op kantoor-, team- en individueel niveau en zie direct waar knelpunten ontstaan of deadlines naderen.
• Reminders en meldingen sturen. Medewerkers en klanten krijgen automatisch een seintje bij deadlines of ontbrekende documenten. 
• Tijdlijnen per klant volgen. Alle acties, documenten en communicatie zijn overzichtelijk gebundeld, zodat je precies ziet waar elk proces staat en wie wat heeft gedaan.
• Aangiftes automatisch ter accordering of ter informatie aanbieden. Ze worden direct in de dossiers van klanten geplaatst. Door jouw boekhoud-, salaris-, fiscale of jaarrekeningsoftware te koppelen aan de workflows, wordt vanuit één centrale plek real-time overzicht getoond van de voortgang van elk proces.

Met deze module blijft je planning actueel, ben je minder afhankelijk van losse Excel-lijsten of individuele kennis en werkt je team efficiënter en betrouwbaarder.

Praktijkvoorbeeld: Bullens Accountants

Bij Bullens Accountants zorgt Mijn Kantoor voor controle op planning en werkvoorraad. Dankzij dashboards en workflows ziet het team in één oogopslag hoeveel werk er onderhanden is, waar processen vastlopen en of de actie bij de klant of bij het kantoor ligt.

Omdat taken automatisch ontstaan vanuit workflows en gekoppeld zijn aan het klantdossier, is altijd duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo kan het kantoor beter plannen, sneller bijsturen en blijft het overzicht behouden, ook in drukke periodes.

Een overzichtelijke planning binnen jouw accountantskantoor is geen bijzaak 

Goede planning is de ruggengraat van een efficiënt accountantskantoor. Met een duidelijk overzicht van lopende taken, terugkerende processen en aankomende deadlines werkt je team gestructureerd en voorkom je dat werk blijft liggen of dubbel gedaan wordt.

Door Excel en losse tools los te laten en te kiezen voor de software van Mijn Kantoor, zie je in één oogopslag welke werkzaamheden er voor elke klant gepland staan, welke deadlines naderen en welke processen afgerond zijn. Zo creëer je overzicht, bespaar je tijd en kan je team zich richten op echt waardevol werk voor je klanten.

Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Plan een demo en ontdek hoe Mijn Kantoor structuur en overzicht in jouw kantoor brengt.

Veelgestelde vragen over planningssoftware voor accountantskantoren

Hieronder staan een aantal veelgestelde vragen én de antwoorden op een rijtje. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op. We beantwoorden ‘m graag! 

Waarom is Excel niet voldoende voor de planning van een accountantskantoor?

Excel-lijstjes verouderen snel, zijn foutgevoelig en bieden geen actueel inzicht. Bovendien is het omslachtig om alles handmatig bij te houden. Voor kleine takenlijsten werkt het misschien nog, maar zodra je meerdere medewerkers en honderden klanten hebt, wordt het onhoudbaar.

Welke voordelen heeft planningssoftware specifiek voor accountantskantoren?

Je krijgt één centrale plek voor alle taken, automatische workflows, gekoppelde communicatie en dashboards die inzicht geven van kantoor- tot medewerkerniveau. Daarmee bespaar je tijd, verminder je fouten en werk je als team veel efficiënter samen.

Hoe helpt planningssoftware bij het verdelen van taken in een team?

Taken worden automatisch toegewezen op basis van workflows. Bij afwezigheid van een collega kan iedereen zien waar het proces staat en eenvoudig het werk overnemen. Zo voorkom je dat dossiers stil komen te liggen en blijft de continuïteit richting klanten altijd gewaarborgd.

Kan planningssoftware voor accountantskantoren integreren met mijn huidige pakketten?

Ja, kies je voor de juiste planningssoftware dan is dit mogelijk. Zo koppelt Mijn Kantoor met de bestaande systemen van accountantskantoren, waardoor data centraal beschikbaar is en zoveel mogelijk automatisch wordt gesynchroniseerd. Denk aan CRM-gegevens, dossiers en communicatie die direct gesynchroniseerd worden, zodat je nooit meer met dubbele of foutieve data werkt. Daarnaast wordt de voortgang van processen automatisch bijgewerkt op basis van wat een klant of medewerker heeft gedaan, zodat je altijd real-time inzicht hebt.

Is planningssoftware niet ingewikkeld om te gebruiken in ons kantoor?

Nee, de moderne planningssoftware van Mijn Kantoor is speciaal ontworpen voor accountantskantoren. De interface is overzichtelijk en intuïtief, workflows en templates zijn vooraf ingesteld, en je team kan na een korte introductie direct aan de slag. Zo integreer je de software zonder dat het je bestaande processen vertraagt.

Onze planning verloopt prima, waarom zou ik overstappen op planningssoftware?

Veel accountantskantoren redden het inderdaad met Excel en losse afspraken. Totdat het drukker wordt, iemand uitvalt of het aantal klanten groeit. Planningssoftware zorgt ervoor dat overzicht niet afhankelijk is van discipline of individuele kennis, maar automatisch ontstaat vanuit je processen. Dat geeft rust, voorspelbaarheid en ruimte om te groeien zonder extra stress.

Is planningssoftware alleen geschikt voor grotere accountantskantoren?

Nee. Ook kleine en middelgrote kantoren profiteren van overzicht en structuur. Met Mijn Kantoor start je eenvoudig en groeit de software mee met je kantoor. Je hoeft niet alles tegelijk te gebruiken en richt alleen in wat voor jullie relevant is. Zo heb je planning helemaal onder controle, ook als het team of klantenbestand groeit.