Hoe Bloemsma + Faassen communicatie centraliseren voor een betere klantbeleving

De uitdaging van gestructureerde klantcommunicatie

Een van de grootste uitdagingen binnen het accountantskantoor Bloemsma + Faassen was het vastleggen van communicatie. "Hoe zorg je ervoor dat je op een gestructureerde manier met klanten communiceert?" legt Jan uit. 

Vóór de overstap naar Mijn Kantoor gebruikte Bloemsma + Faassen een ander klantportaal, maar dat had vooral de mogelijkheid om documenten uit te wisselen. Vragen, aanvullende stukken en de context daaromheen vastleggen was een uitdaging. 

Hierdoor werd het lastig om een compleet overzicht te behouden van de interacties met klanten. Om misverstanden te voorkomen en efficiëntie te verbeteren werd het dus hoog tijd voor een oplossing.  

De rol van automatisering in transparante en efficiënte communicatie

Jan leerde Mijn Kantoor al eerder kennen in zijn carrière, maar besloot er toen nog niet mee aan de slag te gaan. "Destijds vond ik het platform nog niet af,” vertelt hij. Een paar jaar later was Bloemsma + Faassen op zoek naar een softwareoplossing voor heldere interne en externe communicatie en toen kwam Mijn Kantoor weer in beeld. "Ik kreeg een demo van Jori en was positief verrast door de ontwikkelingen.” 

Tijdens de zoektocht naar een nieuw systeem keek Jan ook naar andere aanbieders. "Onze vorige leverancier was een marktleider, maar liep achter op het gebied van communicatie. Mijn Kantoor had hierin juist veel stappen gezet. Automatisering moet voor je werken, en dat doet de software."

Dankzij automatisering wordt alle communicatie rondom een dossier nu direct vastgelegd en centraal toegankelijk gemaakt. Dit voorkomt dat belangrijke informatie versnipperd raakt over e-mails, telefoongesprekken of losse notities van verschillende medewerkers. "Je hoeft niet meer eindeloos te zoeken naar oude berichten of collega’s te vragen om updates—alles staat overzichtelijk in het systeem,” zegt Jan.

Automatisering en gestructureerde communicatie waren dan ook de doorslaggevende factoren bij het kiezen van de nieuwe software.

Een centrale plek voor interne én externe communicatie

Bij Bloemsma + Faassen draait alles om efficiëntie en duidelijkheid in hun communicatie en processen. Als accountantskantoor hebben ze te maken met verschillende manieren van communiceren: e-mail, telefoon, post en digitale portals. Idealiter komt alles op één plek samen. Jan vertelt: “Ik wil me kunnen richten op mijn vak, zonder steeds te moeten nadenken over waar bepaalde communicatie is opgeslagen.” 

Met de software van Mijn Kantoor hebben ze nu de oplossing. Wat begon met een focus op communicatie, is inmiddels uitgebreid naar workflow- en procesbewaking. Bloemsma + Faassen rolt steeds meer functies uit.  "Dat maakt het alleen maar leuker", zegt Jan. 

Door alles op één platform te integreren, wordt het werk niet alleen eenvoudiger, maar ook efficiënter.

"Je hoeft niet meer eindeloos te zoeken naar oude berichten of collega’s te vragen om updates—alles staat overzichtelijk in het systeem."

Efficiënte Wwft-check, documentuitwisseling en accordering

Een van de efficiëntie functionaliteiten die Jan het meest waardeert, is de Wwft-check. Voorheen moest hij handmatig klanten controleren via verschillende bronnen, wat veel tijd kostte. "Nu doe ik het met een paar klikken, net zoals een zoekopdracht in Google. Het bespaart me enorm veel tijd." 

Ook documentuitwisseling en accordering verlopen nu veel soepeler. E-signing is nog niet volledig geïntegreerd, maar Jan ziet al wel de voordelen. “Hoe vaak heb je echt een natte handtekening nodig? Mijn Kantoor biedt hiervoor een slimme oplossing.” 

De focus ligt bij Bloemsma + Faassen dus bij het verbeteren van de werkprocessen, stap voor stap.

Van losse berichten in verschillende systemen naar transparante communicatie

Dankzij Mijn Kantoor is de communicatie binnen Bloemsma + Faassen veel gestructureerder en efficiënter geworden. Alle communicatie rondom opdrachten, zowel intern als extern, is nu op één plek inzichtelijk in het CRM voor alle betrokkenen. Dit voorkomt misverstanden en bespaart tijd. 

Jan vertelt: “Voorheen was je zomaar een half uur bezig om een e-mail van een collega terug te vinden. Nu staat alles in Mijn Kantoor.” 

Hoewel sommige klanten nog steeds liever via e-mail communiceren, stimuleert het kantoor zoveel mogelijk het gebruik van het platform. “Wie buiten het systeem werkt, verstoort eigenlijk het proces. Maar hoe meer we het gebruiken, hoe vanzelfsprekender het wordt,” legt Jan uit. 

“De grootste meerwaarde is dat alles rondom een opdracht centraal toegankelijk is. Als een klant belt over iets wat eerder met een collega is besproken, hoef je niet door e-mails of WhatsApp-berichten te spitten. Alles staat in Mijn Kantoor.”

Met Mijn Kantoor heeft Bloemsma + Faassen een oplossing die meegroeit met hun behoeften en hen helpt bij het efficiënt beheren van zowel klantcommunicatie als interne processen. 

"Nu doe ik de Wwft-check met een paar klikken, net zoals een zoekopdracht in Google. Het bespaart me enorm veel tijd."

Klantcommunicatie en documentatie eenvoudig centraliseren

Jan kijkt uit naar de verdere integratie van Mijn Kantoor binnen Bloemsma + Faassen. “We gebruiken steeds meer functies van het platform, wat onze werkzaamheden efficiënter maakt. Ons doel is om uiteindelijk alle interne én externe communicatie en documentatie in Mijn Kantoor te centraliseren.”

Is jouw accountantskantoor ook op zoek naar software die helpt bij het centraliseren en automatiseren van klantcommunicatie en documentatie? Vraag je gratis demo aan en we nemen snel contact met je op.