Digitalisering helpt zeer mee met de verbetering van de bedrijfsvoering

Bart is naast manager en verantwoordelijk voor de dagelijkse bedrijfsvoering ook accountant. Hij kent het klappen van de zweep en weet waarover hij het heeft. Bart: “Mijn vader is de directeur en eigenaar. Ik ben zelf verantwoordelijk voor de jaarrekeningen. Ik kijk ze allemaal na en onderteken ze ook. Voor onze klanten verzorgen we de administraties, kijken de boeken na, stellen jaarrekeningen samen en de daarbij behorende fiscale aangelegenheden, en we doen de salarisadministratie. Wat wij niet doen is controleplicht voor grotere klanten (> 12 miljoen omzet, > 50 fte). Die aanvragen verwijzen we netjes door naar collega-kantoren die daar beter op ingericht zijn.”

Starten met Mijn Kantoor

“Er zijn klanten die de twee overdrachten hebben meegemaakt. Die geschiedenis en persoonlijke benadering kenmerkt ons kantoor. Bij Bullens vinden we het belangrijk om onze relaties mee te nemen in wat we voor ze doen. Bij de start met Mijn Kantoor, nu een dik jaar geleden, hebben we daar tijd en aandacht aan besteed.

In deze testperiode ontdekte ik wat het pakket kan en hoe het werkt. Ik wilde eerst weten wat er gebeurde voordat ik mijn klanten ging uitnodigen. Begin zomer 2022 deden we een succesvolle proef met een eerste klant. Vanaf oktober vorig jaar zijn we stapsgewijs klanten gaan uitnodigen. Niet iedereen omarmt de verandering naar een volledig digitale omgeving en wij respecteren dat. Langzaam komt de moderne tijd dichterbij in een tempo dat onze klanten aangeven.

Een zorgvuldige introductie (onboarding) van de door ons ingerichte en van eigen huisstijl voorziene Mijn Kantoor omgeving aan onze klanten heeft velen weten te overtuigen. Er zijn nogal wat features die gericht zijn op gemak en snelheid. Daar zijn klanten (en gebruikers) gevoelig voor. Denk aan de belastingaangifte via de chat- en email-functie. Ze kunnen laagdrempelig reageren en krijgen automatisch een betaalverzoek via een iDeal linkje.”

Van Exact Synergy naar Mijn Kantoor

“Het pakket dat wij voorheen gebruikte was Exact Synergy, en dat hield er mee op. De logische stap leek de opvolger van Synergy. Onze leverancier van het urensysteem Qics Milestones wees ons op een nieuwe flexibele partij. Zo kwamen we in contact met Jori Neef van Mijn Kantoor. Wat hij ons toen liet zien, vonden wij wel heel erg verfrissend, modern en flexibel. Al die koppelingen en integraties, beschikbaar als app op de telefoon en tablet (handig voor klanten, tijdens een kantoorbezoek), slimme communicatiemogelijkheden.

Werken met een wat kleinere en persoonlijke partij zoals Mijn Kantoor heeft voordelen. Ik kan aangeven wat ik niet zo handig vind en anders wil. Jori luistert en denkt met ons mee. En dat niet alleen: de ontwikkelaars van Mijn Kantoor voegen de daad bij het woord en doen er iets mee.

Denk aan praktische zaken zoals bij de aangifte van de vennootschapsbelasting, die te koppelen is aan een bestaand pakket. Een klant kan via een bericht op OK klikken waarna indiening volledig automatisch verder gaat. Voor opdrachtbevestiging van een jaarrekening werkt dit nog niet zo, en dat zou wel handig zijn. Dergelijke handmatigheden elimineren in de workflow overleg ik nu met een medewerker van Mijn Kantoor.”

"Het team van Mijn Kantoor denkt echt met ons mee. Zowel ontwikkelaars als Jori voegen daad bij het woord. Dat is het fijne van samenwerken met zo'n kleine en persoonlijke partij."

Voor- en nadelen

“Het platform Mijn Kantoor geeft direct inzicht in de werkzaamheden en activiteiten. Zo kan ik direct zien wat een collega met een klant heeft afgesproken. Als die klant mij belt, ben ik op de hoogte en kan direct verder. Alle informatie centraal scheelt enorm veel tijd en handelingen. Accordering, bijvoorbeeld aangifte inkomstenbelasting, was voorheen super omslachtig met Wordfiles, pdf, opsturen en ontvangen, scannen. Dat is nu een druk op de knop. Het is voor ons makkelijker, maar voor de klant ook!

De portal is afgeschermd en beveiligd met een wachtwoord en gebruikersnaam. Klanten krijgen ook de mogelijkheid tot tweestapsverificatie voor hun eigen omgeving. Om de 30 dagen krijg je dan de melding om je te identificeren. Het staat klanten dan vrij om te doen wat ze willen.

Onze medewerkers hadden in eerste instantie wat gezonde weerstand tegen verandering. Dat is intussen omgeslagen en we denken nu: hoe hebben we het ooit anders kunnen doen?! Met name over het accorderingsproces is men zeer tevreden. De snelheid van werken en de toegenomen efficiëntie (minder fouten) hebben werken bij Bullens getransformeerd. Digitalisering helpt zeer mee met de verbetering van de bedrijfsvoering.”

Toekomstmuziek

“Er is genoeg werk in de accountancy. Personeelsgebrek houdt groei van kantoren tegen. Met automatisering kun je een flinke slag slaan en grote stappen maken. Bullens Accountants is op de toekomst voorbereid. We werken dankzij de software van Mijn Kantoor op een moderne digitale manier en zijn nagenoeg papierloos. Het enige papier dat hier nog binnenkomt is van de belastingdienst…”

Wil jij net als Bullens Accountants de bedrijfsvoering van jouw organisatie verbeteren met digitalisering? In een gratis demo ontdek je precies hoe je dit doet met behulp van Mijn Kantoor.