Digitalisering maakt overdracht en groei mogelijk bij Bullens Accountants

Bart Bullens is accountant en mede-eigenaar van Bullens Accountants, een middelgroot familiebedrijf in Waalwijk met vijftien medewerkers. Het kantoor werd ooit opgericht door opa Bullens, later geleid door vader Paul, en is inmiddels overgenomen door Bart en zijn broer Jan.

Een nieuwe generatie betekent ook een nieuwe manier van werken: digitaler, efficiënter en met meer inzicht. Sinds 2022 werkt Bullens naar volle tevredenheid met de software van Mijn Kantoor.

Van papieren processen naar volledig digitaal werken

Tijdens een bezoek aan het kantoor van Bullens spraken we met Bart en onze commercieel directeur Jori Neef over de overstap naar digitaal werken, de kracht van automatisering en hoe Mijn Kantoor de dagelijkse praktijk bij Bullens heeft veranderd.

“Vroeger werkten we op twee manieren: deels digitaal via e-mail, deels op papier. Stukken werden geprint, ondertekend, gescand en weer teruggestuurd. Dat was toen passend bij hoe mijn vader het kantoor leidde, maar het zat allemaal in ons hoofd. Nu zou ik niet meer terug willen,” vertelt Bart.

De overstap naar Mijn Kantoor betekende het einde van losse systemen en handmatige stappen. Waar documenten vroeger verspreid lagen over e-mail, post en Excel, is nu alles digitaal inzichtelijk in één omgeving.

“Je ziet nu precies waar een proces zich bevindt: ligt de actie bij ons, bij de klant, en bij wie binnen ons kantoor? Dat inzicht hadden we voorheen niet. Nu zie ik in één oogopslag waar we staan,” legt Bart uit. 

Die duidelijkheid maakt het makkelijker om het werk goed te verdelen en klanten op tijd te helpen. Iedereen weet precies wat er nog moet gebeuren en waar een dossier vastloopt.

Bekijk het hele interview: 

Van Exact Synergy naar Mijn Kantoor: een frisse start

Voordat Bullens Accountants met Mijn Kantoor ging werken, gebruikte het kantoor Exact Synergy als CRM-systeem. Toen dat pakket werd uitgefaseerd, moest er iets nieuws komen.

“We werkten destijds met Exact Synergy, maar dat werd niet meer doorontwikkeld. We keken naar de opvolger, maar die voelde log en inflexibel. Via onze leverancier van Qics Milestones kwamen we in contact met Jori van Mijn Kantoor. Wat hij liet zien was verfrissend: een moderne, flexibele oplossing die echt meebeweegt met ons kantoor,” zegt Bart.

Wat Bart vooral aansprak, is dat Mijn Kantoor dicht bij haar klanten staat, snel reageert en meebeweegt. Suggesties voor productontwikkeling worden serieus genomen, in plaats van dat ze op de plank belanden.

“Dat persoonlijke contact maakte het verschil. We wilden een systeem dat niet alleen goed werkt, maar ook blijft meegroeien. En dat doet Mijn Kantoor,” vertelt Bart. 

Meer inzicht en minder fouten dankzij dashboards

Met de dashboards in Mijn Kantoor ziet Bart in één oogopslag hoeveel dossiers er lopen en welke nog aandacht vragen. Voorheen moest hij dat uit verschillende Excel-lijstjes halen. Nu staat alles overzichtelijk bij elkaar, en gaat er minder mis bij het accorderen of publiceren van stukken.

“Naast de workflows gebruik ik de dashboards veel. Die geven in één visuele weergave inzicht in waar we staan als organisatie. En als een klant een publicatiestuk accordeert, wordt het automatisch bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd. Dat gaat altijd goed. Of ik krijg direct een melding als iets niet lukt. Zo besparen we tijd én voorkomen we fouten,” legt Bart uit. 

Dankzij deze automatisering kan het team van Bullens Accountants zich weer richten op het echte werk: jaarrekeningen afronden, klanten adviseren en cijfers controleren, in plaats van tijd kwijt zijn aan e-mails, bestanden en handtekeningen najagen.

Een samenwerking die verder gaat dan software

De samenwerking tussen Bullens Accountants en Mijn Kantoor gaat verder dan een leverancier-klantrelatie. Bart ziet Mijn Kantoor als een betrokken partner die meedenkt en ontwikkelt op basis van praktijkervaring.

“Mijn Kantoor is een flexibele organisatie, net als wij. Als wij ergens tegenaan lopen, luisteren ze echt. En dat niet alleen: ze doen er ook iets mee.”

Ook Jori, commercieel directeur van Mijn Kantoor, is blij met de samenwerking:

“Wat ik bijzonder vind aan Bullens Accountants is dat zij kritisch meedenken. Dat houdt ons scherp, en daar profiteren andere kantoren uiteindelijk ook van. Zo brengen we elkaar naar een hoger niveau.”

Een moderne werkwijze maakt het werk leuk en overzichtelijk

Bullens Accountants werkt inmiddels bijna volledig papierloos. De digitalisering maakt de bedrijfsvoering efficiënter én toekomstbestendig. En dat is een belangrijke stap in de overdracht naar de volgende generatie.

“Digitalisering helpt niet alleen om sneller te werken, maar ook om grip te houden op de voortgang. Het maakt ons werk leuker en overzichtelijker. We hebben nu rust in het proces én tijd voor het echte werk,” sluit Bart af. 

Wil jij, net als Bullens Accountants, meer inzicht en grip op je bedrijfsvoering met digitalisering? Plan een gratis demo en ontdek hoe Mijn Kantoor jouw kantoor kan helpen om slimmer, veiliger en toekomstbestendig te werken.