Implementatie van Mijn Kantoor

Om Mijn Kantoor te implementeren heb je geen consultant nodig. Je kunt het zelf. Uiteraard helpen we je.
Dit is onze werkwijze:

White round circles background
technische voorbereiding

Domein creatie

Het Mijn Kantoor platform bevindt zich in de cloud. Je kantoor heeft derhalve geen server of technische ICT infrastructuur nodig om de software te kunnen gebruiken. Wij richten eenmalig een domein voor je in, in de huisstijl van je organisatie. Vervolgens krijg je toegang tot de software met alle beheerders rechten om de implementatiestappen te kunnen doorlopen. Dit zijn de volgende:

Inrichten CRM en Dossier

Bepaal de structuur van je CRM en breng eventueel specifieke kenmerkern aan zoals vrije velden en/of profiel labels om clienten te kunnen segmenteren. Bepaal eenmalig de dossier structuur voor je clienten en welke mappen toegankelijk zijn voor clienten en medewerkers. Hierbij kun je uiteraard gebruik maken van de reeds aanwezige standaarden.

Import gegevens of integratie met bronapplicatie(s)

Lever een client en contacten bestand aan in het beschikbare excel format en wij importeren dat voor je. Of integreer met een van je bronapplicaties waarin de client gegevens het meest up to date zijn.

Stel de teams op je clienten samen

Om makkelijk online samen te kunnen werken met clienten en tevens te kunnen voldoen aan de AVG is het belangrijk om elke client te voorzien van een team. Medewerkers kunnen in dat verband in een of meerdere rollen aan de client worden verbonden. Voor de werking van het platform is dit relevant omdat dit niet alleen de toegang tot client informatie borgt maar tevens een rol speelt in het dragen van verantwoordelijkheid omtrent automatische client processen, zoals maandcontroles, fiscale aangiften en het samenstellen van jaarrekeningen. Medewerkers kunnen makkelijk en snel in bulk aan een of meerdere clienten worden gekoppeld.

Medewerkers activeren op het platform

Nu de software in de basis is ingericht en client gegevens en teams bevat kan er met het platform worden gewerkt. Nodig medewerkers eenvoudig uit vanuit het CRM. Zij ontvangen dan een email, waarna zij eenmalig een wachtwoord aanmaken. Optioneel kan er daarnaast gebruik worden gemaakt van 2factor authenticatie.

proefdraaien
technische voorbereiding

clienten activeren op het platform

Clienten nodig je simpel met een druk op de knop uit om samen te werken op het platform. Om ze mee te nemen in de vele mogelijkheden en voordelen is het verstandig om vooraf ter introductie een nieuwsbrief te versturen. Hiervoor bieden wij een template.

Via het platform kunnen clienten zowel mobiel als via een computer:

  • Zien wie hun serviceteam is en (advies) vragen stellen
  • Automatische berichten ontvangen op basis van hun profiel kenmerken
  • Zowel via chat als email contact opnemen
  • Documenten ondertekenen en accorderen
  • Hun dossier (bestanden) raadplegen
  • Navigeren naar andere accountancy applicaties die het kantoor biedt
  • ┬áDocumenten aanleveren
  • Vragen beantwoorden
  • Taken verstrekken of taken uitvoeren
  • Optioneel inzicht krijgen in de voortgang van standaard diensten zoals jaarrekening en aangiften
  • Hun profiel aanpassen en CRM gegevens inzien

Nazorg en support na livegang

Ook na de livegang zijn wij beschikbaar voor het beantwoorden van vragen of het in in behandeling nemen van wensen. Wij zijn een dynamisch ontwikkel bedrijf die dicht op onze clienten staan. Ontwikkelen doen we samen! We zijn er trots op dat tot stand gekomen zijn vanuit de accountancy praktijk en dit blijven we doen door goed te luisteren naar wensen en behoeften van gebruikers. Door onze high tech infrastructuur kunnen wij snel ontwikkelen en inspelen op behoeften en wensen. Voor grotere kantoren leveren wij daarnaast maatwerk oplossingen die eenvoudig in combinatie met ons platform kunnen worden gebruikt.

klanten betrekken

Alles weten over het platform van Mijn Kantoor?

Download brochure