Onboarding van Mijn Kantoor

We helpen je graag bij een goede onboarding van je medewerkers en klanten.
Dit is onze werkwijze:

achtergrond-effect-round
technische voorbereiding

Technische voorbereiding

Het platform van Mijn Kantoor is consultancyvrije software. Elk kantoor kan zichzelf onboarden. Om de juiste stappen te kunnen zetten en inrichtingskeuzes te maken, heeft Mijn Kantoor een standaard implementatieplan en checklist voor je beschikbaar. Op het gebied van technisch support ondersteunen we met integratie en/of CRM import en functioneel support via onze Mijn Kantoor support omgeving inclusief ondersteuning door middel van chat. De eerste stap is vervolgens de technische voorbereiding:
Zichtbaar maken van klanten, contacten en teamleden via handmatige invoer, upload van een csv bestand of via een CRM integratie. Minimaal benodigde velden hierbij zijn:
  • Naam bedrijf
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • Algemeen emailadres
  • Contactpersoon naam
  • Geslacht
  • Functie
  • Emailadres
  • Telefoonnummer
Zodra teamleden en contacten in de applicatie beschikbaar zijn, definieer je de rollen en teams binnen je kantoor. Deze rollen bepalen of een medewerker toegang heeft tot de klant en welke taken via de workflows bij de medewerker terecht komen. Rollen kunnen per medewerker in bulk worden toegekend aan klanten, of per klant kan een volledig team ineens worden aangevinkt.
Na het definieren van de teams rond je onder instellingen de volgende zaken af:
  • Rechten instellen op medewerkers
  • Labels die je wilt gebruiken op berichten, contacten of teamleden aanvullen of wijzigen
  • Autoteksten die je wilt gebruiken bij berichten aanvullen of wijzigen
  • Dossieritemsoorten kantoor aanvullen of wijzigen
  • Dossieritemmappen klant aanvullen of wijzigen
  • Dossieritem uitvraag groepen creëren
    Welkom bericht voor klanten aanvullen of wijzigen
  • Emailnotificatie platform uitnodiging wijzigen of aanvullen
  • Workflow templates aanvullen of wijzigen

Proefdraaien

Het is verstandig om een applicatiebeheerder te benoemen die andere medewerkers kan helpen. Deze applicatiebeheerder neemt de handleiding en fimpjes rondom het gebruik integraal door en kan vervolgens deze kennis delen.
De applicatiebeheerder nodigt collega-teamleden via het tabblad CRM-teamleden uit voor gebruik van het platform. Collega’s ontvangen een mail en registreren zich op het platform.
De applicatiebeheerder maakt een testklant-account aan op een nog niet gebruikt emailadres en laat in een trainingsessie medewerker proefdraaien door enkele werkprocessen door te lopen en te oefenen met gegevensuitvraag, accordering, identificatie en esigning. De applicatiebeheerder kan daarbij de rol van klant op zich nemen.
proefdraaien
technische voorbereiding

Medewerkers meekrijgen

Met de berichtenfunctie of chattool in het platform gaan medewerkers op een andere manier werken en communiceren met de klanten. Daarbij leren ze aan om de berichtenfunctie te gebruiken en te stoppen met email. Belangrijkste argumenten om dit te gaan gebruiken, zijn:

  • voldoen aan de AVG door beveiligde communicatie
  • effectiever en frequenter contact met klanten
  • inzicht en overzicht in werkprocessen.

De nieuwe manier van communiceren draagt daarnaast bij aan de bereikbaarheid van het kantoor en de klanttevredenheid. Om medewerkers aan boord te krijgen, is het belangrijk ze in deze visie mee te krijgen. Daar ligt een taak voor directie en management.

Tijdens een interne meeting toont de applicatiebeheerder het platform aan de medewerkers en instrueert ze in het gebruik. Medewerkers kunnen oefenen met elkaar berichten sturen, of aan de dummy klant, door bestanden uit te vragen of documenten voor e-signing te sturen. De demo is erop gericht dat medewerkers de nieuwe manier van communiceren omarmen voor veilige communicatie.

Klanten betrekken

Na het proefdraaien en instrueren van de medewerkers kun je met het platform met klanten aan de slag. Via de webversie of app kunnen je klanten berichten raadplegen, bestanden aanleveren, accorderen, esignen, dossier raadplegen, taken uitvoeren of het team ontmoeten.
Voordat je start met het uitnodigen van je klanten voor het platform, is het verstandig om door middel van een nieuwsbrief klanten te informeren over het gebruik van het platform. Hierbij kun je ook alvast een instructiefilmpje delen of gebruik maken van een marketing toolkit. Je klant is dan voorbereid op de uitnodiging voor de nieuwe wijze van communiceren.
Je nodigt de contacten bij je klanten eenvoudig uit door vanaf het platform uitnodigingen te versturen of simpelweg een bericht te sturen vanaf het platform. De klant krijgt dan een welkom email met een link om een wachtwoord in te stellen. Het emailadres van de klant is altijd de gebruikersnaam.
klanten betrekken

Alles weten over het platform van Mijn Kantoor?

Download brochure
Sluit Menu