Onboarding van Mijn Kantoor

We helpen je graag bij een goede onboarding van je medewerkers en klanten.
Dit is onze werkwijze:

technische voorbereiding

Technische voorbereiding

Het platform van Mijn Kantoor is consultancyvrije software. Elk kantoor kan zichzelf onboarden. Om de juiste stappen te kunnen zetten en inrichtingskeuzes te maken, heeft Mijn Kantoor een uitgebreide handleiding beschikbaar. Daarin staan de te maken keuzes. We onboarden je via ons eigen Mijn Kantoor platform op basis van een workflow met transparante stappen en te verrichten taken. Hierdoor is atijd duidelijk wat de volgende stap in de implementatie is. De eerste stap is de technische voorbereiding:

Aanmaak, upload of integratie van klanten, contacten en teamleden. Alle relevante CRM velden met betrekking tot het werken met Accountancy klanten kun je in Mijn Kantoor kwijt. De minimaal benodigde velden voor een correcte werking van de applicatie zijn tenminste de volgende:

  • Naam bedrijf
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • Algemeen emailadres
  • Contactpersoon naam
  • Geslacht
  • Functie
  • Emailadres
  • Telefoonnummer

Zodra je klanten, contacten en medewerkers in de applicatie beschikbaar zijn richt je de autorisatie in. Hiervoor zijn gebruikers rollen beschikbaar en teams voor het werken met de workflow automatisering.

Na het definieren van de rollen en teams rond je onder instellingen de volgende zaken af:

  • Emailnotificaties, welkom teksten en huisstijl inrichten
  • Labels die je wilt gebruiken op berichten, contacten of teamleden aanvullen of wijzigen
  • Autoteksten die je wilt gebruiken bij berichten aanvullen of wijzigen
  • Dossieritemsoorten kantoor aanvullen of wijzigen
  • Dossier inrichten voor kantoor en klanten. Bepaal welke mappen je klant kan zien.
  • Groepen maken met uit te vragen stukken voor aangifte IB, Jaarrekening en onboarding van klanten.
  • Relatiesoorten, abonnementen en producten van je kantoor inrichten.
  • Workflow templates aanvullen of wijzigen.

Team uitnodigen en proefdraaien

Voordat je live gaat is het verstandig om proef te draaien met je team. Benoem een applicatiebeheerder die projecteigenaar is en alles van de applicatie weet. Hij of zij kan vervolgens medewerkers helpen om snel te leren met het platform te werken. Voor het meenemen van medewerkers in het hoe en waarom van het platform hebben we een standaard kantoorpresentatie beschikbaar, waarin het kantoor zijn eigen missie, visie en logo op kan nemen. Deze presentatie slaat een brug tussen de missie en visie van het kantoor en het gebruik van het platform. Dit draagt bij aan het werken aan een gezamenlijk doel en enthousiasme over de nieuwe manier van werken.

De applicatiebeheerder nodigt de teamleden uit voor deelname aan het platform. Registreren gaat snel een eenvoudig. Gebruikers ontvangen een bericht per email met een link. Eenmalig een wachtwoord aanmaken en je bent klaar. Ook kun je vanuit de link meteen de app (IOS of Android) downloaden.

Bij het proefdraaien is het leuk en verstandig om een test klant account te gebruiken. Medewerkers kunnen dan het gemak ervaren van het platform vanuit het klantperspectief. Ook wordt in de praktijk in deze fase gebruik gemaakt van bestaande klanten, die het leuk vinden om in nieuwe fintech ontwikkelingen te worden betrokken.

proefdraaien
technische voorbereiding

Klanten onboarden

Klanten onboarden gaat het beste door meteen de workflow module in gebruik te nemen en een onboardingsworkflow te gebruiken. Deze flow borgt een volledige basis om alle klanten goed te onboarden en hierbij checklistitems per fase te gebruiken. Betrek in het proces tenminste:

  •  Een nieuwsbrief die je naar al je klanten verstuurd waarin je het hoe en waarom van het platform uitlegt en wat klanten daarin kunnen verwachten. Wij hebben hiervoor een template beschikbaar.
  • Het gebruiken van een aantal standaard berichten die je voor al je klanten klaar zet in het portaal zodat ze niet in een leeg huis komen en op basis van de berichten snel hun weg kunnen vinden in de services en functionaliteit die je op het platform biedt.
  • Het bewaken van het feitelijk uitnodigen van een klant, de eerste reactie en het monitoren van de aanmelding. Voor het te woord staan van klanten met betrekking tot de eerste vragen hebben we een standaard Infographic voor medewerkers beschikbaar.
De onboardings workflow kan vanuit het Mijn Kantoor platform in bulk voor alle uit te nodigen contacten worden opgestart. Vervolgens kunnen medewerkers vanuit hun eigen rol de onboarding verzorgen en de workflow stappen volgen en checklist instructies.

Nazorg en support na livegang

Na de livegang is het verstandig om directe betrokkenheid en beschikbaarheid te borgen van projectleider/applicatiebeheerder en kantoordirectie. Medewerkers gaan in de beginperiode door een veranderingsfase waarbij ze op een nieuwe manier hun werk gaan organiseren. Dat is enerzijds leuk en verfrissend. Aan de andere kant kan het ook leiden tot terugval gedrag op oude bekende werkwijzen. De beschikbaarheid van kennis en visie  borgt adoptatie van het platform en het benutten van het volledige potentieel ervan.

Borg beschikbaarheid van kennis zodat vragen met betrekking tot functionaliteit en het hoe en waarom direct kunnen worden beantwoord. 

Herhaal na de livegang de kantoorpresentatie met betrekking tot de missie en visie van het accountantskantoor en de overwegingen die hebben geleid tot het gebruik van het platform om aan die missie en visie invulling te geven. Medewerkers willen best veranderen maar niet veranderd worden. Door ze goed mee te nemen vanuit een gezamenlijk doel zijn ze bereid om nieuwe werkwijzen te leren en daarmee enthousiast aan de slag te gaan. 

klanten betrekken

Alles weten over het platform van Mijn Kantoor?

Download brochure

Reacties zijn gesloten.