Rechtsgeldig digitaal tekenen in accountancy: het draait om bewijskracht

In het kort

• Digitaal tekenen is rechtsgeldig, maar voor accountantskantoren draait het vooral om bewijskracht bij een dispuut.
• De betrouwbaarheid van een digitale handtekening staat of valt met identificatie, authenticatie en een complete proceslog.
• Niet elke digitale handtekening biedt dezelfde mate van zekerheid; het verschil zit in bewijslast en authenticatie.
• Software voor accountantskantoren zoals Mijn Kantoor, waarin CRM, Wwft en digitaal ondertekenen samenkomen, vergroot de bewijskracht aanzienlijk.

Rechtsgeldigheid van een overeenkomst

Bij wet is geregeld dat een overeenkomst tot stand komt door middel van een aanbod (partij A) en aanvaarding (partij B). Juridisch gaat partij B akkoord door middel van een wilsverklaring. Een wilsverklaring kan daarbij allerlei vormen hebben: een mondeling akkoord, een gestuurde email of een geplaatst vinkje in een webshop. De overeenkomst is daarmee feitelijk tot stand gekomen.

Bewijskracht van ondertekening

Als partij B in de praktijk stelt dat hij/zij de overeenkomst niet heeft getekend, dan is er sprake van ontkenning van de wilsverklaring. Op dat moment is het in het belang van partij A dat kan worden aangetoond dat partij B wel degelijk de overeenkomst heeft ondertekend en daarmee derhalve heeft ingestemd. Daarbij kan ook bewijsvoering worden aangehaald zoals bijvoorbeeld het na ondertekening van de overeenkomst betalen van facturen door partij B in lijn met de overeenkomst.

Bewijs van digitale instemming

Nu komen we op het gebied waar het bij de digitale handtekening feitelijk om draait. Partij A moet kunnen bewijzen dat partij B digitaal heeft ingestemd met een overeenkomst en daarbij op enig moment een wilsverklaring heeft gedaan. Die wilsverklaring kan zijn gedaan door middel van het zetten van een handtekening, een kruisje, een vinkje of een woordelijke uiting.

Digitale instemming in de praktijk

In de praktijk gaat het daarbij om identificatie van partij B (zeker weten dat een persoon namens partij B heeft getekend) en de proceslog (kan worden aangetoond dat ondertekening op een bepaalde datum, tijdstip, locatie (IP adres) in een of meerdere processtappen heeft plaatsgevonden). Hierbij is ook van belang dat de integriteit van de overeenkomst wordt aangetoond. Nadien mogen immers geen wijzigingen zijn aangebracht.

Authenticatie: het vaststellen van de identiteit

Het vaststellen van de identiteit van de ondertekenaar is een heel belangrijk element om de betrouwbaarheid van de elektronische handtekening vast te stellen. Hoe belangrijker het contract, hoe zekerder je moet weten wie de elektronische handtekening heeft gezet.

Werken vanaf een CRM-platform zoals Mijn Kantoor waarbij identificatie van gebruikers (cliënten) op basis van een WWFT-proces tot stand komt, heeft in deze context een hoge toegevoegde waarde. Gebruikers worden op het platform uitgenodigd op basis van hun eigen unieke e-mailadres.

Daarna wordt er waarde toegevoegd aan de authenticatie van de gebruiker binnen het CRM door identificatie op basis van een identiteitsbewijs en/of 1 cent betaling (via iDEAL). Daardoor heb je een grote mate van zekerheid over de identiteit van een persoon aan wie je vervolgens transacties aanbiedt op het gebied van aangifte accordering, adviesopdrachten of opdrachtbevestigingen voor het samenstellen van jaarrekeningen.

Applicaties die deze authenticatie-middelen niet hebben en transacties aanbieden op basis van nog niet geïdentificeerde partijen, kunnen in de praktijk extra middelen toevoegen zoals SMS-authenticatie, IDIN en gehashte variabelen met betrekking tot IP adres, browser en de locatie (met toestemming).

Een proceslog draagt bij aan bewijskracht

Om bij een dispuut voldoende bewijskracht te leveren, is het van belang om vanuit de applicatie in combinatie met de gesloten overeenkomst te kunnen aantonen wanneer (datum en tijd) de overeenkomst is getekend. Een complete proceslog draagt bij aan de bewijskracht, bestaande uit datum en tijdstip waarop het document ter ondertekening werd aangeboden (en door wie) en datum, tijdstip en plaats waar de overeenkomst feitelijk werd getekend of geaccordeerd.

Soorten digitale handtekeningen

In de praktijk zijn er meerdere soorten digitale handtekeningen die alledrie rechtsgeldig zijn. Ze verschillen echter in de mate waarin ze expliciet waarde toevoegen aan de authenticiteit van de ondertekenaars en verschillen daarmee ook in de mate van bewijskracht.

1. De gewone digitale handtekening
2. De geavanceerde digitale handtekening
3. De gekwalificeerde digitale handtekening

Kort gezegd ligt de bewijslast voor de totstandkoming van een transactie in het geval van een gewone digitale handtekening bij de leverancier. Bij de andere 2 vormen is deze bewijslast omgedraaid. De client moet, indien er sprake is van een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening, bewijsvoering leveren dat de handtekening niet is gezet.

Bij de geavanceerde en gekwalificeerde handtekening wordt er gebruik gemaakt van meer uitgebreide authenticatie-methoden (geavanceerd) en certificering/versleuteling (gekwalificeerd).

Digitaal ondertekenen voor accountant- en administratiekantoren met Mijn Kantoor

Mijn Kantoor maakt in de basis gebruik van de gewone digitale handtekening waarbij vanuit de applicatie elk gewenst document in elk gewenst formaat door een cliënt kan worden geaccordeerd of ondertekend. Voor regulier binnen de accountancy gevraagde rechtsgeldigheid van ondertekening van aangiften biedt dat voldoende zekerheid.

Voor opdrachtbevestigingen of acceptatie van algemene voorwaarden biedt Mijn Kantoor daarnaast een integratie met ondertekenen.nl (geavanceerde digitale handtekening). Wij adviseren om in de context van de gewenste bewijskracht van een document te kiezen voor een gewone of geavanceerde digitale handtekening.

Daarnaast zijn er altijd unieke gebeurtenissen met een grote impact (zoals de verkoop van je kantoor) waarbij de handtekening in de praktijk nog altijd nat gezet wordt bij de notaris.

Wil je meer weten over de mogelijkheden met Mijn Kantoor? Download de gratis brochure en ontdek hoe je jouw kantoor naar een hoger niveau tilt met Mijn Kantoor.

Veelgestelde vragen over rechtsgeldig digitaal ondertekenen in accountancy

Hieronder hebben we een aantal veelgestelde vragen én de antwoorden op een rijtje gezet. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op. We beantwoorden 'm graag! 

Is digitaal ondertekenen rechtsgeldig voor accountantskantoren?

Ja, digitaal ondertekenen is rechtsgeldig voor accountantskantoren. De echte vraag is niet óf het mag, maar of je kunt aantonen dat de juiste cliënt heeft ingestemd. Software voor accountantskantoren zoals Mijn Kantoor helpt hierbij door digitale instemming vast te leggen binnen één gecontroleerd platform, gekoppeld aan het klantdossier.

Wat is het verschil tussen rechtsgeldigheid en bewijskracht bij digitaal tekenen?

Rechtsgeldigheid gaat over het juridisch tot stand komen van een overeenkomst. Bewijskracht gaat over de vraag of je als accountantskantoor kunt aantonen wie wanneer en hoe heeft getekend. Met software voor accountantskantoren, zoals Mijn Kantoor, wordt die bewijskracht versterkt door identificatie, logging en integriteit van documenten vast te leggen.

Welke soorten digitale handtekeningen zijn relevant voor accountantskantoren?

Accountantskantoren werken met gewone, geavanceerde en gekwalificeerde digitale handtekeningen. In Mijn Kantoor wordt standaard gewerkt met de gewone digitale handtekening, wat voor veel accountancyprocessen voldoende is. Voor documenten met hogere bewijslast, zoals opdrachtbevestigingen, ondersteunt Mijn Kantoor ook geavanceerd digitaal ondertekenen via integraties.

Hoe zorgt software voor accountantskantoren voor betrouwbare identificatie bij digitaal ondertekenen?

Betrouwbare identificatie is essentieel voor bewijskracht. Software voor accountantskantoren zoals Mijn Kantoor koppelt digitaal ondertekenen aan het CRM en Wwft-processen. Cliënten worden geïdentificeerd via unieke e-mailadressen en aanvullende verificatie, waardoor duidelijk vastligt wie namens de cliënt heeft getekend.

Hoe draagt Mijn Kantoor bij aan bewijskracht bij een dispuut?

Bij een dispuut moet een accountantskantoor kunnen aantonen dat een cliënt daadwerkelijk heeft ingestemd. Mijn Kantoor legt dit vast via een complete proceslog, inclusief datum, tijdstip en context van ondertekening. Doordat digitaal ondertekenen, CRM en documentbeheer in één platform samenkomen, beschik je over sterk bewijs zonder losse systemen of handmatige vastlegging.